Hệ thống chấm công sử dụng thẻ RFID bao gồm phần cứng là máy tính nối với thiết bị chấm công WT1000 qua cổng RS232/RS485 và phần mềm chấm công WT1000 Management.

Thẻ RFID vào/ra có in mã số nhân viên, ảnh và các thông tin cá nhân. Mỗi thành viên trong cơ quan sẽ được cấp 1 thẻ ra/vào có mã số duy nhất và thông tin về người đó sẽ được lưu trên bảng Cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự của phần mềm chấm công.

Khi vào/ra cổng mỗi nhân viên phải dùng thẻ của mình để nhập dữ liệu vào đầu đọc của thiết bị đọc thẻ WT1000, thành viên đó có thể còn phải nhập thêm mã số từ bàn phím (nếu hệ thống có yêu cầu). Dữ liệu về mã số thẻ, ngày giờ ra/vào, mục đích vào ra... sẽ được lưu trong bộ nhớ của thiết bị đọc thẻ và được truyền về máy tính khi có yêu cầu.

Phần mềm chấm công sẽ lưu lại các bản ghi về ngày giờ, mã số của thẻ vào/ra, mã chạm cùng trạng thái trên cơ sở dữ liệu dùng làm cơ sở cho việc theo dõi giờ làm nhân viên của phần mềm chấm công và tra cứu thông tin về hệ thống khi cần thiết

Trước khi đưa hệ thống vào sử dụng người quản lý hệ thống có trách nhiệm phải cài đặt và thiết lập hệ thống bằng phần mềm hay dùng thẻ chủ và bàn phím tuỳ thuộc vào từng loại hệ thống.

Cấu trúc hệ thống phần mềm:

Phần mềm chấm công WT1000 được tích hợp từ các module chức năng đảm bảo khả năng thiết lập cấu hình hệ thống, quản lý danh sách thành viên, và kết hợp chức năng quản lý nhân sự để có thể quản lý, cấp phát thẻ thành viên một cách thống nhất. Cuối cùng phần mềm hệ thống có thể kết hợp thêm chức năng chấm công để người quản lý có thể quản lý giờ làm thực tế của nhân viên cũng như kết suất dữ liệu ra các định dạng CSDL khác.

Phần mềm này bao gồm 3 chức năng độc lập có thể kết nối với nhau để tạo thành một phần mềm hoàn chỉnh hoặc có thể hoạt động như những phần mềm riêng lẻ có sử dụng chung một cơ sở dữ liệu. Thiết kế phần mềm có cấu trúc mở và là tập hợp các module chức năng nhỏ ghép nối với nhau. Vì vậy, phần mềm có thể đáp ứng mọi yêu cầu của người sử dụng một cách linh hoạt và thuận tiện

Các chức năng của phần mềm được mô tả sau đây:

Quản lý hệ thống

- Thiết lập cấu hình truyền thông với các thiết bị đọc thẻ trong mạng

- Đọc các cơ sở dữ liệu các lần quẹt thẻ của nhân viên từ các thiết bị đọc thẻ

- Giám sát trạng thái hoạt động của hệ thống phần cứng

- Cài đặt đồng hồ thời gian thực cho các thiết bị đọc thẻ

Quản lý việc cấp phát thẻ:

- Cập nhật các thông tin cá nhân của nhân viên và khách hàng

- Quản lý danh sách thẻ

- Nhập ảnh thành viên

- Cấp phát mã số thẻ gán cho từng nhân viên

Quản lý nhân sự:

- Quản lý CSDL về khách hàng

- Quản lý CSDL của nhân viên

- Tìm kiếm, in các báo cáo về thời gian làm việc của nhân viên theo các tiêu chí khác nhau do người quản trị nhân sự quy định

Quản lý thời gian vào/ra của khách hàng:

- Quản lý thời gian vào/ra của khách hàng

- Theo dõi, thống kê và in báo cáo về khách hàng theo thời gian, bộ phận, hay từng cá nhân.