Cho đến nay, phương pháp truyền thống để lưu trữ và quản lý tài liệu mà chúng ta thường gặp đó đánh mục lục cho các văn bản, giấy tờ, băng đĩa... sau đó lưu lại trong kho lưu trữ, đánh dấu thẻ và thông tin vào các tủ thư mục để có thể tìm kiếm khi cần.

Công việc này tốn rất nhiều thời gian, công sức và cũng chứa đựng không ít rủi ro từ việc rách nát, hư hỏng hay mất mát tài liệu.

Với yêu cầu tăng năng suất lao động và an toàn tài liệu đang ngày càng tăng cao, việc số hóa và lưu trữ điện tử là bước đi tất yếu của thời đại... đòi hỏi cần những giải pháp công nghệ mới giúp thúc đẩy việc ứng dụng hiệu quả công nghệ số vào công tác lưu trữ và quản lý tài liệu.

Hiện nay, với yêu cầu công việc, các loại văn bản, giấy tờ, sách báo đang được sinh ra ngày càng nhiều và đang có nguy cơ quá tải ở nhiều đơn vị, tổ chức, gây ra nhiều khó khăn cho công tác lưu giữ, quản lý và tìm kiếm các tài liệu mỗi khi cần dùng. 

Với kinh nghiệm hơn 20 năm làm việc và nghiên cứu trong lĩnh vực công nghệ thông tin, ông Lê Ngọc Quang và các cộng sự tại Công ty cổ phần phần mềm VIAMI đã quyết tâm đầu tư, nghiên cứu, sáng tạo để cho ra đời một Giải pháp công nghệ mới, một công cụ đặc biệt tiện dụng và hữu ích trong việc số hóa tài liệu. Đó là: Máy scan tài liệu.

Giải pháp của tác giả gồm thiết bị phần cứng và phần mềm được tích hợp kèm theo để xử lý các thông tin và hình ảnh thu được theo yêu cầu của người sử dụng.

Thiết bị phần cứng là máy chụp tài liệu chuyên dụng, với những thiết kế khác nhau phù hợp với từng mục đích, cũng như bối cảnh, người sử dụng, bao gồm:

- Máy chụp tài liệu với 1 camera có thể chụp nhanh từng trang tài liệu một lần với kích thước từ cỡ nhỏ đến cỡ lớn tới khổ A0 hoặc hình ảnh bên ngoài của các vật thể.

- Máy chụp sách báo với 2 camera có khả năng chụp đồng thời hai trang một lần.

Máy được thiết kế một cách gọn nhẹ nên cực kỳ cơ động, có thể vận chuyển và sử dụng một cách dễ dàng. Máy có bổ sung đèn LED chiếu sáng trong trường hợp ánh sáng tự nhiên không đủ, đồng thời có khả năng tự động lấy nét và cân bằng sáng.

Người sử dụng chỉ cần cài đặt phần mềm kèm theo máy và kết nối với máy tính cá nhân là có thể thực hiện việc scan-chụp tài liệu một cách dễ dàng. Hình ảnh máy chụp được sẽ được đưa vào phần mềm để tự động cắt hình, chỉnh góc vuông và căn chỉnh độ cân bằng, tương phản để thu được sản phẩm đảm bảo độ rõ nét cao.

Những hình ảnh sau khi được xử lý, sẽ được tự động lưu và sắp xếp lại thành một bản hoàn chỉnh, giúp tiết kiệm thời gian và công sức đến 20 lần so với giải pháp scan thông thường.

Các dữ liệu mà máy chụp lại sẽ được lưu giữ trực tiếp trên hệ thống lưu trữ điện tử hoặc tài khoản riêng của người dùng, đảm bảo độ bảo mật và an toàn cao, xóa bỏ khả năng tài liệu bị thất lạc hay hư hỏng.

Với những tiện ích và tính ưu việt trên, giải pháp máy scan tài liệu của tác giả Lê Ngọc Quang có thể được ứng dụng rộng rãi tại các cơ quan, tổ chức như: thư viện, trường học, doanh nghiệp, các cơ quan hành chính – sự nghiệp... cho đến nhu cầu của các cá nhân. Có thể nói đây sẽ là giải pháp hữu ích giúp hỗ trợ hiệu quả công tác lưu trữ, quản lý tài liệu và góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và quản trị của các cơ quan, doanh nghiệp trong thời đại ngày nay.

Nguồn: Sáng tạo Việt, tháng 11/2014