Các thành phần cơ bản của hệ thống Video Conferencing (VC):
- Phần mềm quản lý cuộc gọi trên Server: hoạt động như bộ điều khiển trung tâm MCU (Multipoint Control Unit) trong các hệ thống VC chuyên dụng, với chức năng khởi tạo, quản lý tài khoản gọi VC, giám sát và kết thúc các phòng hội nghị ảo (Conference room) theo yêu cầu của người sử dụng. Thành phần này đóng vai trò hạt nhân của VC.
- Phần mềm thực hiện cuộc gọi VC trên PC: đóng vai trò thiết bị đầu cuối người dùng, gồm máy tính cài phần mềm VC, gắn các thiết bị phụ trợ như IP Camera hoặc Webcam, Speaker, Microphone. Hệ thống không yêu cầu 1 trung tâm điều khiển hội nghị cố định (dành cho phía chủ toạ), Conference room cho phép thực hiện từ bất kỳ địa điểm nào, mang lại sự linh hoạt cao trong quá trình tác nghiệp của tổ chức, doanh nghiệp, như vậy chủ toạ có thể ngồi ở bất kỳ đâu để điều khiển được hội nghị. Với phòng họp đông người có thể kết hợp TV LCD cỡ lớn, projector (máy chiếu) và hệ thống mic có độ nhạy cao.
- Thiết bị phụ trợ ngoại vi: camera, microphone, speaker, monitor, projector...